Thư viện tài liệu

Thư viện các file tài liệu nội bộ là một cơ sở dữ liệu hoặc hệ thống tổ chức chứa các tài liệu và thông tin quan trọng được sử dụng bên trong một công ty hoặc tổ chức nhất định. Thông qua thư viện này, các thành viên trong tổ chức có thể lưu trữ, truy xuất và chia sẻ các tài liệu, tài nguyên và thông tin nội bộ.

Thư viện tài liệu nội bộ là một công cụ quan trọng để quản lý, lưu trữ và chia sẻ thông tin nội bộ trong tổ chức. Nó mang lại nhiều lợi ích như sau:

• Lưu trữ và tiếp cận thông tin: Thư viện các file tài liệu nội bộ cung cấp một nơi để tổ chức và lưu trữ các tài liệu quan trọng như hướng dẫn, quy trình, báo cáo, mẫu biểu, tài liệu học tập và các tài liệu liên quan khác. Điều này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng.

• Chia sẻ thông tin nội bộ: Thư viện tài liệu nội bộ cho phép các thành viên trong tổ chức chia sẻ và truy cập vào thông tin quan trọng một cách dễ dàng và hiệu quả. Điều này giúp nâng cao khả năng cộng tác và trao đổi thông tin giữa các bộ phận và thành viên trong tổ chức.

• Đảm bảo tính nhất quán và cập nhật thông tin: Thư viện tài liệu nội bộ có thể đảm bảo tính nhất quán và cập nhật thông tin trong toàn bộ tổ chức. Khi một tài liệu được cập nhật hoặc chỉnh sửa, mọi người có thể truy cập vào phiên bản mới nhất, đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều có cùng một nguồn thông tin đáng tin cậy.

• Tăng cường hiệu suất và năng suất làm việc: Thư viện tài liệu nội bộ giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tìm kiếm thông tin. Thành viên trong tổ chức không cần phải tìm kiếm hoặc yêu cầu các tài liệu từ nguồn khác, mà có thể truy cập vào thư viện tài liệu nội bộ để tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện.

• Bảo mật thông tin: Thư viện tài liệu nội bộ có thể được bảo mật để đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập và sửa đổi các tài liệu nội bộ. Điều này giúp bảo vệ thông tin quan trọng và nhạy cảm khỏi sự truy cập trái phép hoặc lạm dụng.

1. Tài liệu và văn bản

Thư viện tài liệu là thông tin phổ biến chung nên tất cả mọi người đều có thể truy cập xem hoặc tải về.

Đường dẫn: Nhân sự > Thư viện nội bộ

Tại trang danh sách tài liệu bạn có thể tìm kiếm một tập tin (file) bất kỳ bằng cách nhập từ khoá vào ô tìm kiếm hoặc có thể nhấn vào từng thư mục tài liệu để xem và tải về máy.

Bạn cũng có thể chọn cách xem tài liệu, thư mục với dạng xem theo danh sách như hình bên dưới.

• Đối với tài liệu dạng hình ảnh bạn có thể nhấn xem trực tiếp trên hệ thống hoặc tài về.
• Đối với tài liệu dạng file bạn phải nhấn tải về để xem.

2. Upload tài liệu và văn bản

Đường dẫn: Nhân sự > Thư viện tài liệu

Để thực hiện tính năng này bạn cần có quyền Tải file vào Tài liệu & Văn bản.

Sau khi được cấp quyền trên bạn có thể Tạo thư mục và Upload tập tin từ thiết bị của bạn lên trên hệ thống.

• Tạo thư mục: Chỉ có thể sửa hoặc xoá thư mục do chính bạn tạo ra.

• Upload: Chọn tập tin upload lên hệ thống. Bạn chỉ có thể xoá những File do chính bạn upload.

Quản trị File Server (xem, xoá file)

3. Quản trị File Server

Đường dẫn: Nhân sự > Thư viện tài liệu

Để thực hiện tính năng này bạn cần có quyền Quản trị File Server (xem, xoá file).

Đây là nơi quản lý tất cả tập tin, hình ảnh mà toàn thể nhân viên của công ty đã tải lên trên hệ thống. Tại đây bạn có thể:

• Thêm / sửa / xoá thư mục
• Thêm / sửa / Xoá file