Duyệt giờ công cho nhân viên

Việc duyệt giờ công cho nhân viên là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý nhân sự và hoạt động của một tổ chức bởi vì:

• Đảm bảo tính chính xác: Duyệt giờ công giúp đảm bảo rằng thông tin về giờ làm việc của nhân viên được ghi lại một cách chính xác. Điều này giúp tránh những sai sót hoặc lạm dụng trong việc tính toán và trả lương cho nhân viên.

• Xác định hiệu suất làm việc: Bằng cách theo dõi và duyệt giờ công, quản lý có thể xác định được hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Điều này cho phép họ nhận ra những nhân viên có hiệu suất cao, cũng như những vấn đề hoặc hạn chế mà nhân viên có thể gặp phải trong công việc.

• Đánh giá công việc và đặt mục tiêu: Việc quản lý duyệt giờ công cung cấp dữ liệu cho quản lý để đánh giá công việc của nhân viên. Dựa trên thông tin này, quản lý có thể đặt mục tiêu, thiết lập các tiêu chuẩn và theo dõi sự tiến bộ của nhân viên trong quá trình làm việc.

• Tạo động lực và tăng cường độ trung thực: Khi nhân viên biết rằng giờ làm việc của họ được ghi lại và kiểm tra, họ có xu hướng làm việc chăm chỉ hơn và tuân thủ quy tắc công ty. Việc này cũng tạo ra một môi trường công bằng và động lực để nhân viên làm việc trung thực và đáng tin cậy.

• Quản lý tài chính và nguồn lực: Bằng cách theo dõi và duyệt giờ công, quản lý có thể quản lý tài chính và nguồn lực một cách hiệu quả hơn. Họ có thể dự đoán chi phí lao động, phân bổ nguồn lực và lập kế hoạch công việc dựa trên thời gian làm việc của nhân viên.

1. Thực hiện Duyệt công

Đường dẫn: Nhân sự > Duyệt công

Để thực hiện tính năng này bạn cần có quyền Duyệt giờ công.

Hệ thống sẽ mở màn hình danh sách chấm công cần bạn duyệt.

Chọn một văn phòng mà bạn được phép duyệt công.

Kiểm tra thông tin thời lượng làm việc của nhân viên đã hợp lệ thì nhấn nút Duyệt để xác nhận giờ cho nhân viên và sẽ hiển thị tên người duyệt công gần nhất.

Sau khi nhấn Duyệt thì hệ thốn sẽ chuyển trạng thái của nút sang Bỏ duyệt

2. Chỉnh sửa giờ công

Đường dẫn: Nhân sự > Duyệt công

Để thực hiện tính năng này bạn cần có quyền Duyệt giờ công.

Tại danh sách giờ công cần bạn duyệt, tìm đến dòng dữ liệu chấm công cần sửa đổi. Nhấn thao tác Sửa.

• Bạn có thể tuỳ chỉnh thời gian chấm công của nhân viên trong khoảng thời gian tuỳ ý nhưng không vượt quá thời gian của ca. Nếu nhân viên có làm thêm giờ thị chọn thời gian làm thêm ở OT đầu ca, OT cuối ca hay OT toàn thời gian.
• Lấy toàn thời gian của ca hệ thế sẽ lấy theo thời gian bắt đầu và kết thúc ca làm việc.
• Đánh dấu nhân viên vào trễ có phép, ra sớm có phép.
• Bắt buộc phải nhập lý do khi chỉnh sửa giờ công.

Nhấn nút Lưu thông tin để hoàn tất việc chỉnh sửa.

Bạn có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa giờ công khi nhấn vào biểu tượng Lịch sử chỉnh sửa.

3. Giới hạn quyền duyệt và chỉnh sửa công

Ở danh sách duyệt công, nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều văn phòng làm việc và bạn muốn giới hạn quyền duyệt hoặc chỉnh sửa giờ công cho từng nhân viên quản lý tại văn phòng (trụ sở) đó.

Bạn có 3 chi nhánh văn phòng A, B, C và bạn muốn giới hạn nhân viên 1 chỉ được duyệt hoặc chỉnh sửa giờ công của tất cả nhân viên đã chấm công tại văn phòng A và B, còn nhân viên 2 chỉ được duyệt và sửa giờ công ở tại văn phòng C. Bạn hãy vào mục cài đặt phân quyền và giới hạn quyền tương ứng với từng văn phòng cho từng nhân viên 1 hoặc 2 vừa nêu.

Xem thêm cách giới hạn quyền truy cập tại đây Giới hạn quyền truy cập.