Theo dõi tồn kho sản phẩm

Quản lý tồn kho đem lại cho cửa hàng của bạn nhiều lợi ích, nhưng làm thế nào để có thể quản lý tồn kho hiệu quả? Nhiều doanh nghiệp chọn phương pháp kiểm kê định kỳ thủ công. Đây là phương pháp truyền thống đòi hỏi doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian và công sức. Một số khác áp dụng các phần mềm quản lý kho, nhưng các phần mềm này khá phức tạp, và chỉ phù hợp với các doanh nghiệp tầm cỡ lớn. Một giải pháp hữu hiệu cho các cửa hàng bán lẻ là lựa chọn các phần mềm bán hàng hiện đại, có tính năng quản lý tồn kho. Kết hợp giữa việc quản lý bán hàng và tồn kho, chủ cửa hàng có thể có cái nhìn tổng quan nhất về từng loại hàng hóa cũng như tình hình chung của toàn cửa hàng.

Nếu cửa hàng của bạn có nhiều chi nhánh, việc quản lý tồn kho càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết bởi bạn cần cân đối hàng hóa giữa các chi nhánh, sắp xếp số lượng hàng hóa phù hợp với từng địa điểm, tại từng thời điểm khác nhau, căn cứ trên nhu cầu thực tế của khách hàng. Với tính năng xem tồn kho giúp bạn trả lời được câu hỏi:

• Lượng tồn kho bao nhiêu là tối ưu?

• Khi nào tiến hành đặt hàng để nhập kho?

1. Danh sách tồn kho sản phẩm

Đường dẫn: Tồn kho > Xem tồn kho

Để thực hiện tính năng này bạn cần có quyền Xem số lượng tồn kho.

Danh sách tồn kho sản phẩm là nơi hiển thị tất cả số tồn kho của các sản phẩm có trên hệ thống theo từng thuộc tính. Tại đây bạn có thể tìm kiếm theo một danh mục, mã sản phẩm, tên sản phẩm hoặc một SKU cụ thể ở tại ô tìm kiếm.

2. Tồn kho có thể bán

Tồn kho có thể bán là số lượng hàng hoá mà doanh nghiệp đang giữ trong kho và có thể bán ra trong một khoảng thời gian nhất định.

Số tồn kho có thể bán là cho phép doanh nghiệp quản lý được tốt nguồn lực hàng hoá, từ đó giảm thiểu chi phí tồn kho và tăng cường khả năng tiếp cận thị trường. Khi doanh nghiệp sử dụng hiệu quả thông tin về số tồn kho có thể bán, sẽ giúp doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất và nhập hàng phù hợp, điều chỉnh giá cả và chương trình khuyến mại hiệu quả hơn dựa trên dự đoán về khối lượng hàng hoá sẽ tiêu thụ được.

3. Tồn kho thực tế

Số tồn kho thực tế là số lượng hàng hóa, sản phẩm cuối cùng mà một doanh nghiệp lưu trữ trong kho của mình tại một thời điểm cụ thể.

Số tồn kho thực tế là giúp cho doanh nghiệp có đầy đủ thông tin về số lượng hàng hóa, sản phẩm cuối cùng mà họ đang sở hữu, từ đó có thể quản lý và kiểm soát tình trạng tồn kho của mình hiệu quả hơn. Ngoài ra, số tồn kho thực tế còn giúp cho doanh nghiệp dự đoán được khả năng cung ứng hàng trong tương lai và kết hợp với các chỉ tiêu khác để tính toán chi phí sản xuất và lãi. Việc quản lý tồn kho hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có và giảm thiểu các chi phí không cần thiết, từ đó mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất.

4. Tồn kho chờ xuất

Số tồn kho chờ xuất là lượng hàng hóa đang được lưu trữ trong kho và sẵn sàng để giao hàng cho khách hàng, nhưng vẫn chưa được vận chuyển đi do nhiều lý do khác nhau.

Số tồn kho chờ xuất là đánh giá hiệu quả của quá trình quản lý sản phẩm và dịch vụ trong chuỗi cung ứng. Nếu mức tồn kho này cao, có thể gây ra tình trạng chi phí lưu trữ tăng cao, thiếu không gian để bổ sung sản phẩm mới và có thể làm giảm năng suất của hệ thống kho. Trong khi đó, mức tồn kho chờ xuất thấp hơn cho thấy rằng công ty đã phân bổ tài nguyên một cách hiệu quả và có khả năng đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng, giúp gia tăng sự thành công kinh doanh.

Số tồn chờ xuất bao gồm các phiếu xuất kho ở trạng thái KHÁC Hoàn thành và Huỷ bỏ với nhiều lý do xuất khác nhau như:

• Xuất bán lẻ
• Xuất để điều chuyển kho
• Xuất do cân bằng kho
• Xuất do sản phẩm bị hư hỏng
• Xuất do bị mất hàng
• Xuất kho trả hàng lại cho nhà cung cấp.

5. Tồn kho sắp về

Số tồn kho sắp về là số lượng hàng hoá đang được vận chuyển từ nhà cung cấp đến kho hàng của doanh nghiệp, nhưng sản phẩm thực tế chưa được nhập vào hệ thống quản lý kho.

Số tồn kho sắp về là giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn về các mặt hàng sẽ được nhập kho trong thời gian tới, từ đó có kế hoạch phân bổ tài nguyên và điều chỉnh quy trình kinh doanh sao cho hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc quản lý số tồn kho sắp về còn giúp giảm thiểu rủi ro bị thiếu hàng hoá khi khách hàng yêu cầu mua sản phẩm và tăng tính linh hoạt trong việc xử lý các đơn đặt hàng.

Số tồn sắp về bao gồm các phiếu nhập kho ở trạng thái KHÁC Hoàn thành và Huỷ bỏ với nhiều lý do nhập khác nhau như:

• Mua hàng từ nhà cung cấp
• Nhập do điều chuyển kho
• Nhập do cân bằng kho
• Nhập do khách trả lại hàng
• Nhập khác.